为了确保基金会档案的完整、准确、系统，使档案管理工作规范化、制度化，以便及时有效地为决策者及有关人员提供有价值的档案资料，使基金会各项工作得以顺利开展，特制定本制度。
一、档案管理范围
本制度档案管理范围是指本会原始档案和在各项业务活动中形成的，所涉及内容已处理完毕或暂告一段落，并具有查考、保存价值的，需集中保管的各种载体的信息。主要有：
1．上级主管部门的文件材料
（1）需要贯彻执行的上级主管部门召开的会议的主要文件材料；
（2）本会要执行上级主管部门颁发的文件，以及普发的、需要贯彻执行的法规性文件；
（3）领导视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；
（4）上级主管部门和有关部门颁发或出具的各种有效证件及凭证。
2．本会的文件材料
（1）本会召开理事会、表彰大会的会议文件，以及各种声像材料；
（2）本会各项活动形成的计划、总结、报告、纪要等；
（3）本会颁发的各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿等；
（4）本会的请示与上级部门的批复文件；
（5）本会年检、考核、评先材料；
（6）本会统计报表和统计分析资料；
（7）本会成立、合并、更名、启用印章、章程、制度等文件资料；
（8）本会财产、物资、档案等的交接凭证、清册等；
（9）本会的历史沿革、大事记、年鉴，反映本会重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料；
（10）本会历届理事会名册及志愿者名册；
（11）本会与有关单位、团体、企事业单位来往的协议书、重要文件及需要执行的法规性文件；
（12）本会工作人员聘用、待遇、考核、辞退、奖惩等文件材料；
（13）其他具有保存价值的文件材料。
二、基金会每年所开展的各项工作及活动，按照归档的要求，由主要工作和活动的负责人在工作和活动结束后，及时将文件资料集中整理后交基金会秘书处。
三、基金会工作人员应将归档的文件材料按规定分类、整理、装订、编目、保存，并编制索引，便于决策者参考利用。
四、归档及借阅
1．归档的文件材料要完整、准确；
2．办好交接手续，填写移交单；
3．借阅档案要办理手续，及时归还。
五、建立基金会专家库、志愿者库等数据库，利用基金会网页及时向公众传递各种活动信息及相关资料。
